Cách lập bản kế hoạch chuyển văn phòng khoa học và chi tiết

Cập nhật: 2020-03-30 14:35:07

Để việc chuyển văn phòng công ty được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, bạn cần lập một bản kế hoạch chuyển văn phòng khoa học và chi tiết.

Một bản kế hoạch chuyển văn phòng hoàn hảo sẽ giúp bạn chuyển văn phòng nhanh chóng hiệu quả, đảm bảo an toàn cho tài sản công ty. Ngoài ra nó còn giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Bài viết này Văn phòng cho thuê quận Tân Bình sẽ chia sẻ đến bạn cách lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết nhất. Mời các bạn cùng tham khảo.

>>>Bài viết liên quan:

- Giảm cân cho dân văn phòng chỉ với 5 mẹo đơn giản

- Các bệnh thường gặp ở nhân viên văn phòng và cách phòng tránh

- Các kỹ năng cơ bản mà nhân viên văn phòng cần có

Lập kế hoạch một tháng trước khi chuyển văn phòng

Lập kế hoạch chuyển văn phòng

Trước khi chuyển văn phòng 1 tháng bạn cần lập bản kế hoạch với các công việc cụ thể như sau:

- Chọn người quản lý việc chuyển văn phòng: Bạn cần tìm 1 người quản lý toàn bộ các công việc chuyển văn phòng, người này sẽ giúp bạn phân công công việc cho những thành viên khác trong công ty. Như vậy sẽ giúp cho công việc tiến hành đúng tiến độ, hạn chế tình trạng đùn đẩy trách nhiệm, thiếu sót khi chuyển văn phòng.

- Chọn ngày chuyển văn phòng: Bạn nên chọn ngày cuối tuần, ngày nghỉ hoặc ngày lễ để hạn chế việc gián đoạn công việc. Nếu công ty bạn quan trọng các yếu tố về phong thủy thì cần xem các ngày tốt để mang đến may mắn cho công ty khi làm việc tại văn phòng mới.

- Thông báo chuyển văn phòng: Trước khi chuyển văn phòng bạn nên thông báo trên website công ty, fanpage facebook, các trang mạng xã hội của công ty, gọi điện thoại gửi mail, gửi tin nhắn,...cho khách hàng tránh mất đi những khách hàng tiềm năng của công ty.

- Cập nhật địa chỉ công ty: Bạn cần cập nhật địa chỉ mới của công ty lên website, bài viết, bảng hiệu, chân chữ ký email, các văn bản hợp đồng của công ty card visit của nhân viên.

- Thông báo ngừng hoặc chuyển đổi dịch vụ: Thông báo đến các đơn vị cung cấp dịch vụ của công ty về kế hoạch chuyển văn phòng như mạng internet, điện thoại, điện nước, giao thư,..để ngừng hợp đồng hoặc chuyển địa chỉ sử dụng.

Lập danh sách đồ dùng cần chuyển dọn

- Lập danh sách các đồ vật cần vận chuyển: Mỗi phòng ban hãy tự lập bảng thống kê các tài sản của mình một cách chi tiết để có thể kiểm soát tài sản, hạn chế thất lạc, hư hỏng. Các tài sản có giá trị lớn nên được lập một danh sách riêng và có người quản lý.

- Thanh lý đồ cũ: Với những tài sản không cần thiết, đã cũ bạn hãy tiến hành thanh lý, như vậy vừa giúp tiết kiệm chi phí chuyển dọn vừa có thêm vốn để đầu tư mua các trang thiết bị mới cho công ty.

- Lựa chọn đơn vị chuyển văn phòng uy tín: Bạn hãy tìm khoảng 3-5 đơn vị chuyển văn phòng có uy và kinh nghiệm, so sánh và lựa chọn đơn vị phù hợp. 

Lập kế hoạch một tuần trước khi chuyển nhà

- Mua thêm trang thiết bị cho văn phòng mới: Văn phòng mới của bạn cần trang bị thêm một số trang thiết bị, bạn cần có thời gian để khảo sát, trình sếp duyệt, đặt hàng và chờ giao hàng. Vì thế bạn hãy lập kế hoạch mua thêm trang bị càng sớm càng tốt.

- Chuẩn bị cho ngày chuyển văn phòng: Nếu bạn thuê văn phòng tại các căn nhà phố thì hãy tìm chỗ đổ xe tải gần nhất. Trường hợp văn phòng bạn tại các tòa nhà bạn phải xin phép cho nhân viên chuyển dọn ra vào tòa nhà, và xin sử dụng thang máy để chuyển đồ,...

Đóng gói đồ đạc cần vận chuyển

- Đóng gói đồ đạc: Khi bạn sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng thì nhân viên vận chuyển sẽ đóng gói các tài sản của công ty cho bạn. Tuy nhiên, mỗi nhân viên nên tự đóng gói đồ đạc cá nhân của mình và ghi chú tên trên thùng đồ để tránh nhầm lẫn và thất lạc. Nhân viên cũng nên tự đóng gói các hồ sơ tài liệu của công ty để dễ dàng sắp xếp lại tại văn phòng mới và tránh bị lộ thông tin mật của công ty.

>>>Xem thêm:

- Văn phòng cho thuê hạng C quận Tân Bình

- Văn phòng cho thuê quận Tân Bình giá rẻ

Lưu ý trong ngày chuyển văn phòng

- Thực hiện giám sát khi chuyển văn phòng: Công ty cần có người theo áp tải xe để an tâm và đảm bảo tài sản của công ty mất hay thất lạc đặc biệt là những tài sản có giá trị lớn.

- Kiểm kê đồ đạc: Sau khi đã hoàn thành việc chuyển dọn văn phòng bạn cần kiểm kê lại đồ đạc theo danh sách đã thống kê trước đó. Trường hợp văn phòng bạn chuyển dọn theo nhiều đợt thì cần có các biên bản kiểm kê vào mỗi đợt và 2 bên cần ký tên xác nhận. Nếu bạn phát hiện thất lạc hay hư hỏng tài sản thì cần báo với đơn vị chuyển dọn để có cách giải quyết phù hợp.

Kiểm tra, thống kê lại tài sản

- Sắp xếp đồ đạc: Bạn hãy sắp xếp những máy móc thiết bị, máy tính trước rồi hãy sắp xếp đến những vật dụng cá nhân nhỏ lẻ. Như vậy sẽ giúp quá trình sắp xếp đồ đạc được diễn ra nhanh chóng hơn.

>>>Tham khảo: Tin tức.

Trên đây là toàn bộ một bản kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết nhất, bạn hãy nhớ rằng khi bạn lập kế hoạch chuyển văn phòng càng chi tiết thì việc chuyển văn phòng của bạn càng dễ dàng hơn. Nếu còn bất kỳ vấn đề thắc mắc nào bạn hãy liên hệ với Văn phòng cho thuê quận Tân Bình nhé!

Thông tin liên hệ

Địa chỉ: 10 Phan Đăng Lưu, F7, Q. Bình Thạnh, TPHCM

Hotline: 096 844 68 68

Email: info@leaderreal.com.vn

Website: http://vanphongchothuequantanbinh.com/lien-he

Tác giả Phụng Lê